現場で起きている”報連相”のすれ違い
管理職研修を行ったり、コンサルティングや事業相談をお受けしていてよく言われることがあります。
『部下や若手の、考える力や伝える力がないんだよね。』
という声です。具体的に上司や管理職の方がどんな風に対応しているかというと、
「で、結局何が言いたいの？」
「それは報告なの？相談なのかな？」
「聞いてあげたいんだけど、今じゃないとダメかな？」
といった具合です。
これらは全て、部下の方や若手、新人の社員の方々の”報連相”が上手くできていない証拠です。
こうした報連相が機能しない、という現状はどうして起こってしまうのでしょうか？
原因は考えを整理する力の不足と、それを教える仕組みの欠如
確かに部下や若手、新人の社員の方々は「考える力」や「伝える力」が不足していることが多いです。
主な理由として
- 普段から自分の考えを整理し、まとめる習慣がない
- 考えの整理の仕方を、体系的に学ぶ場がない
ということが挙げられます。
実際に職場で報連相についての技術、というものを習ったことがある方は少ないでしょう。
「いや、報連相の仕方は教えているぞ！」
と思われた上司、管理職の方もいらっしゃるかもしれませんが、それは『再現性』や『型』があるものでしょうか？
意外と
『日報や報告書はこう書くもんだ、自分もずっとこうしてきた。』
という『感覚』で教えていませんか？
それでできる部下や若手の方ならいいのですが、報連相が取り留めなく困っている、ということは少なからずきちんと教えてあげられていない、という原因も大いにあるのかもしれません。
いつまで経っても上司が望む日報や報告書、建設的な相談が上がってこない、という悩みは『教える仕組みや文化』が整っていないからではないでしょうか？
解決の鍵はPREP話法という「型」にはめればOK
■ なぜPREPが必要なのか？──言語と文化の違いから考える
日本語は、主語がなくても伝わるという特徴を持った言語です。
たとえば、「雨、降ってきましたね」と言えば、「（あなたは傘を持っていますか？）」「（そろそろ帰りましょうか）」といった“行間”を読み取ってもらうのが前提になっています。
このように、日本語では
- すべてを言語化せずとも伝わる
- 雰囲気や空気で察し合う
- 相手が汲み取ってくれることを期待する
といった文化があります。
一方、英語圏や欧米文化ではこれが通用しません。
英語は、主語・結論・目的を明確に伝える構造を持つ言語です。
さらに文化的にも、
- 子どもの頃からプレゼンやディベートの授業があり
- 「自分の意見を相手に伝える」「相手を説得する」話し方を自然と学ぶ
- 誰に、何を、どうしてほしいのかをはっきり言う必要がある
という前提で会話が成り立ちます。
■ 日本でも求められる「論理的な伝え方」
働く場面では、日本語であっても 論理的で、結論から伝える話し方 が強く求められます。
しかし日本では、学校や家庭で「人に分かりやすく伝える方法」を教わる機会が少ないため、報告や相談が
- 回りくどい
- 結論が最後まで出てこない
- 相手が何をすればいいのか分からない
といったことが起こりがちです。
■ PREP話法は「結論から伝える型」
そうした問題を解決するのが「PREP話法」です。
PREPとは以下の4つの構造です：
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（もう一度結論）
この順で伝えるだけで、
- 話の骨組みがはっきりし
- 相手が聞きやすく
- 要点を取りこぼさない
といった効果が生まれます。
日本語の曖昧さを補い、英語的な明快さを取り入れる“伝え方の型”として、PREPは非常に有効です。
実際の研修と変化の声（アンケート★4.5）
実際に研修の中で、自分自身の報告や相談内容など、相手に伝えたいことをシートに整理してもらいます。
実はこの作業シンプルに見えますが、慣れていないと意外とペンが止まるのです。
研修の中でも、書き込む時間が終了してもまだ書き切れず、もう少し時間がほしい！と言われる方が多くいらっしゃいます。
記入した後は、グループメンバーでPREPシートを基に自分の言いたいことを言ってもらいます。
そこで伝わったかどうか？理由や具体例がもう少しハッキリした方がいいのでは？など意見交換をします。
講師も様子を見ながら、理由や具体例などの書き方についてアドバイスをして回ります。
実際に研修を受けた方からの感想として
「業務でも日常でも使える。相手に伝わりやすくなった。」
「誰が見ても、誰が聞いても分かりやすい。」
「結論を最初に伝えることの大切さを知った。」
「PREPを初めて知りました。頭の中でPREPに整理してから相手と話すことを意識します。」
「今後はPREPを用いて文章を作成したいと思います。」
アンケート結果 ★4.5
ここまで理解が進み、効果があります。
さらに実際の研修では、いきなり業務のことをPREPに落とし込むのではなく、自分の好きなものやお勧めしたいこと、など日常会話からスタートします。
段階を踏んで実践をするので、非常に理解しやすい研修構成になっています。
話すだけでなく、メールやLINEの文面にも有効！
今やビジネスでも必須のLINE。皆さまも使われていますよね？
もちろんLINEだけでなく、各種チャットツールやメールでの文面のやり取りは、日常業務の中で大変多いと思います。
そんな中、
- 文章が詰め詰めで、どこが重要なのか分からない…
- ざっくりとした表現があり、具体的な中身が分からない…
- 聞き返すのも面倒だから、『了解』で返信してしまう…
このように感じる方も多いのではないでしょうか？
実はこの悩みにもPREPが有効で、型に当てはめるだけで内容がスッキリし、相手に伝えたいことや、してほしいことが明確になります。
正直、たったのこれだけで業務効率が上がります。なぜなら伝えたいことが明確になるだけでなく、受け取った方もいちいち確認のために聞き返さなくて済むようになるからです。
仮に聞き返さなくてはならない場合でも、改行や数量、内容が書いてあるので、『どこの何が分からない』ということを簡単に伝えやすくなるからです。
研修を受けなくても、この画像のように文章を改善するだけで、間違いなく効果があります。
ぜひ試してみてください。
この研修で効果が出る企業・チームとは？
上記に挙げた効果が期待できます。
どんな業種や形態でも、報連相は必ずあるので、どこでも効果が出やすいです。
強いて挙げるとすれば、こんなことが起きたり言葉を聞いたりする場面をよく見かける組織です。
- 部下、若手の報連相にとりとめがない
- 部下、若手に考える力がないと感じる
- 話を聞いてあげたいが、正直忙しく、ツラい部分がある
- もう少し上手に報連相してくれれば…
- 報連相を受ける上司、管理職がイライラしているのが分かる
- 『で？つまり？』とよく言ってしまう
など、日々感じることが多い場合、特に効果を感じられます。
貴社にあわせたカスタマイズも可能です
基本的なプログラム内容を用意しておりますが、一概に報連相やコミュニケーションの悩みがある、という状態では本当に効く研修になるかは微妙です。
そこで弊社はコミュニケーションコンサルタントとして、
御社の本当の課題や悩みを掘り下げる『ヒアリング』
を売りにしております。
弊社代表であり、コミュニケーションの書籍を出版もしている加瀬が、丁寧にヒアリングに参ります。
これまで100名を超える起業家、経営者、管理職の方々に課題をヒアリングし、本当に取り組むべきことは何か？
を明確にしてきたコンサルタントです。
御社にとって本当に必要な研修や、場合によってはセミナーや1on1面談など、課題に合った内容をご提案します。
気になった経営者、研修・人事担当者様など、お気軽にお問い合わせください。
※チラシのダウンロードは会員登録など不要です。社内共有などにお使いください
